Notetakers IA: Otter, Fireflies, Fathom… lequel choisir ?

Les assistants de prise de notes dopés à l’intelligence artificielle (IA) ne sont plus des gadgets. Avec une adoption atteignant 75% des professionnels en réunion, ils deviennent un poste d’infrastructure pour la collaboration et la conformité, et otter figure parmi les références visibles du marché. En pratique, le bon choix dépend d’usages précis, de votre environnement technique et d’exigences de sécurité qui peuvent faire varier fortement le coût total.

En 2025, les notetakers IA sont devenus un standard (75% d’adoption), mais les différences entre outils pèsent directement sur la productivité, la sécurité et le coût total. Cet article compare les leaders et vous aide à choisir selon vos usages, votre stack et votre budget.

Pourquoi ces outils ont pris le pouvoir dans les réunions

Dans les faits, le marché a explosé: des recherches liées aux notetakers IA ont bondi sur cinq ans, tandis qu’une majorité de professionnels les utilisent désormais pour transcrire, résumer et extraire des actions. La valeur ne se limite plus aux notes; elle vient de l’analyse, de l’assignation automatique des tâches et des intégrations profondes.

Deux approches techniques coexistent. D’un côté, la transcription en temps réel change la dynamique des échanges en affichant les propos et en permettant un contrôle immédiat. De l’autre, la transcription post‑réunion privilégie la simplicité et limite la surface d’exposition, au prix d’un contrôle différé. Dans ce contexte, l’analyse multimodale (audio + vidéo + écran) progresse, tout comme l’arrivée d’agents autonomes capables de déclencher suivis et mises à jour de systèmes sans intervention humaine — une trajectoire déjà soulignée par Gartner concernant l’adoption d’agents spécialisés en entreprise ( analyse Gartner sur les agents IA ).

Pour les équipes, le gain de temps est concret: commerciaux, succès client, produit et direction réduisent le travail administratif et fiabilisent le suivi. Toutefois, la confidentialité impose des garde‑fous: politiques de consentement claires, contrôle de la rétention des enregistrements et transparence sur l’usage des données.

Méthodologie de sélection express: les critères à retenir 

Commencez par la qualité de transcription et l’attribution des intervenants, surtout si vos réunions mêlent accents, chevauchements de voix et discussions techniques. La sécurité et la conformité doivent être alignées avec votre secteur: audit de contrôle des services (SOC 2 Type II), norme internationale de sécurité de l’information (ISO 27001), Règlement général sur la protection des données (RGPD) et, selon les cas, la loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA) et la loi américaine sur la portabilité et la responsabilité des assurances santé (HIPAA). Privilégiez des engagements écrits indiquant que vos données ne servent pas à entraîner de grand modèle de langage (LLM).

Les intégrations sont déterminantes: gestion de la relation client (CRM), outils de gestion de projet, messagerie interne et interface de programmation (API) ou connecteurs type Zapier. Vérifiez la couverture multilingue et la capacité à capter l’hybride et le présentiel. Côté finances, évitez les modèles opaques à crédits si vous recherchez la prévisibilité du coût total de possession. Enfin, soignez l’adoption: expérience utilisateur simple, modèles de synthèse personnalisables, gouvernance claire.

• Questions à poser au vendeur: où sont hébergées les données (résidence/régions), quelles durées de rétention et modalités de suppression, prise en charge SSO/SCIM, limites de durée de réunion et quotas, politique explicite de non‑entraînement des LLM, niveau de chiffrement au repos/en transit (AES‑256/TLS), traçabilité et journaux d’accès, SLA mesuré et pénalités, environnement d’essai ou bac à sable, réversibilité et export des données.

Le comparatif des leaders, vu du terrain

Otter.ai: standard du temps réel et collaboration

Otter s’impose par sa transcription en direct, ses sous‑titres et son intégration calendrier. OtterPilot rejoint automatiquement les réunions et génère des synthèses en minutes, tandis que l’identification des intervenants progresse avec l’usage. Sa fonction de chat sur le contenu permet d’interroger la réunion comme une base de connaissances. Pour des contenus très techniques, quelques corrections manuelles restent parfois nécessaires. Tarification: offre gratuite limitée, puis paliers Pro et Business ( grille Otter ).

Fireflies.ai: multilingue massif et analytics

Fireflies couvre plus de 100 langues, détecte automatiquement l’idiome et propose des analyses d’engagement et de sentiment. AskFred permet d’interroger les réunions, avec une bonne intégration Microsoft Teams, Zoom et Google Meet. Attention à la facturation: certaines fonctions avancées reposent sur des crédits en sus de l’abonnement, ce qui peut rendre le coût réel moins lisible ( prix Fireflies ).

MeetGeek: détection du type de réunion et templates contextuels

MeetGeek reconnaît automatiquement le type de rendez‑vous (vente, entretien, onboarding, point d’équipe) et applique des modèles adaptés. L’outil gère plus de 60 langues, se connecte aux CRM et outils de gestion de projet, et couvre le présentiel via mobile. Le positionnement tarifaire est plutôt premium, avec un accent fort sur la conformité et le chiffrement ( sécurité MeetGeek ).

Read AI: de la note à la recherche d’entreprise

Read AI agrège les informations issues des réunions, mais aussi des e‑mails, chats et CRM, pour offrir une recherche transverse. Le module Search Copilot permet d’extraire décisions et actions à travers l’historique sans ouvrir chaque compte rendu — un gain notable pour les managers et les PMO. Pour un usage individuel, la plateforme peut paraître surdimensionnée; en mid‑market/enterprise, le rapport valeur/prix est convaincant ( Read AI Search Copilot ).

Claap: l’arme Sales/RevOps avec enrichissement CRM

Claap combine enregistrement de l’écran, transcription et enrichissement automatique du CRM, réduisant le temps administratif après appel. Les fonctions d’entraînement et de coaching facilitent l’alignement des équipes commerciales. Le plan gratuit est très limité; les plans Pro/Business ciblent des équipes B2B structurées ( Claap produit ).

Fathom: précision, simplicité et excellent gratuit

Fathom est apprécié pour ses résumés lisibles, la bonne robustesse sur accents et bruit de fond, et une intégration CRM fluide. Son offre gratuite est réellement généreuse, avec un palier Premium abordable pour débloquer des synthèses avancées et l’agent d’interrogation des réunions ( Fathom tarifs ).

Par cas d’usage: choisir pour l’impact, pas pour la mode

Pour les équipes commerciales et opérations revenus, Claap et Avoma ciblent les besoins de suivi des deals, d’objections et d’enrichissement CRM; Circleback ajoute des suivis très granulaires. Pour le succès client, Avoma et Read AI aident à détecter sentiment et risque de churn en croisant l’historique multi‑canaux. Pour la direction et la gouvernance, des solutions orientées board comme OnBoard, ou la rigueur du temps réel d’Otter, facilitent les minutes et la traçabilité. Côté produit et engineering, Read AI simplifie la recherche transverse, tandis que Fathom ou Fireflies conviennent pour documenter décisions d’architecture et retours clients. Pour freelances et PME, Fathom gratuit/Premium et Otter Basic offrent un excellent point de départ; Fireflies Free fonctionne mais surveillez l’effet « crédits ».

Budget et coût total: lire les petites lignes

Cartographiez vos besoins réels: durée moyenne des réunions, volume hebdomadaire, stockage, intégrations critiques et support. Les modèles à crédits peuvent masquer des surcoûts, notamment pour les résumés avancés et les exports API. Exemple simple: 10 utilisateurs, 6 réunions d’une heure par semaine chacun — vérifiez les minutes incluses, les limites de durée par réunion, les quotas de stockage et les fonctions nécessaires pour éviter un upgrade forcé au bout de deux mois.

Ce qui arrive ensuite: agents, multimodal et souveraineté

À court terme, l’automatisation s’étend avec des agents proactifs qui planifient, relancent et mettent à jour le CRM sans intervention — un mouvement déjà observé par Gartner. Le multimodal s’approfondit pour relier ce qui est dit, montré et décidé. Enfin, l’exigence de confidentialité pousse vers des traitements sur appareil ou sur site, et vers une meilleure intégration avec les suites bureautiques augmentées.

Conclusion 

Recommandation pragmatique: testez deux outils en parallèle sur des scénarios réels pendant deux semaines — par exemple Fathom et Read AI pour une couverture large, ou Claap pour des cycles de vente B2B; gardez Otter ou Fireflies en comparaison si le temps réel ou le multilingue massif est critique. Notez vos résultats selon les sept critères ci‑dessus, écartez les modèles à coûts opaques si vous devez maîtriser le TCO, signez un DPA, puis industrialisez avec des modèles de notes par type de réunion et des métriques d’adoption trimestrielles.

Sources et données: adoption et usage d’assistants de réunion selon des analyses de marché et rapports éditeurs, dont Read AI ( étude et produits ), et politiques données d’acteurs majeurs comme Slack ( gouvernance des données ).